Расходы на командировку в 2018

Командировочные расходы в обязательном порядке отражаются в бухгалтерской отчетности организации. Их компенсацию должен производить работодатель на основании ст. 167-168 ТК РФ.

Виды затрат

В 2018 году к издержкам на служебную поездку относятся следующие:

  • среднедневной заработок сотрудника за время отсутствия;
  • затраты на проезд, в т. ч. стоимость постельного белья в поезде, оплата личного транспорта (такси не оплачивается);
  • плата за проживание;
  • суточные;
  • прочие расходы, согласованные с руководителем: представительские, оплата телефонных переговоров, покупка материалов, ремонт обуви и т. п.

Лимиты расходов по вышеприведенным статьям закрепляются во внутренних нормативных актах организации.

Затраты на проезд не подлежат налогообложению. С остальной суммы начисляются взносы во внебюджетные фонды, кроме платежа в счет страхования от профзаболеваний и несчастных случаев.

К командировочным не стоит приравнивать следующие затраты:

  • обслуживание в ресторанах и барах;
  • услуги оздоровительных центров при гостинице (саун, спортклубов и т. д.);
  • пользование сервисом сторонних организаций.

К затратам работодателя также относится выплата зарплаты отправленному в поездку сотруднику. За рабочие дни она равна среднедневному заработку за день пребывания в командировке, за выходные и праздничные — той же ежедневной сумме, умноженной на два.

Частные случаи

Если в командировке сотрудник задержался из-за болезни, непогоды или иной уважительной причины, работодатель обязан оплатить ему дни задержки в размере средней зарплаты при наличии оправдательных документов.

При утере сотрудником, приехавшим из командировки, документа, подтверждающего оплату чего-либо, бухгалтер вправе не возмещать ему соответствующие расходы.

При отмене командировки работнику возмещают потраченные им средства. Например, стоимость получения визы, купленных билетов и т. д.

Если сотрудник задерживается в командировке из-за форс-мажорных обстоятельств, работодатель обязан обеспечить ему оплату суточных и проживания за дополнительные дни. Работник должен подтвердить невозможность своевременного возвращения, например, справкой с вокзала о задержке поезда.

Суточные

Суточные — это денежные средства, которые требуются сотруднику для работы и проживания в месте исполнения служебного поручения, отличном от его постоянного места жительства.

С начала 2017 года установлены лимиты по освобождению от уплаты страховых взносов с суммы суточных. Для командировок по РФ и зарубежных взносы можно не платить с сумм в 700 р. и 2 500 р. соответственно.

При превышении утвержденных норм предприятие должно уплатить взносы, кроме платежа за травматизм, с разницы между расходами по факту и лимитом. Перечислить их нужно до 15 числа следующего месяца.

Организация вправе устанавливать любой размер суточных. Это должно отражаться в локальном акте. Если утвержденные суммы выше установленных законодательством более чем на 15%, то сумма превышения облагается НДФЛ.

В 2018 году расходы на командировки учитываются датой предоставления сотрудником финансового отчета.

Выплата суточных производится только в том случае, если работник не возвращается ежедневно в место проживания. Издержки не признаются командировочными при однодневных поездках или направлениям к местам работы, расположенным рядом с основным. В подобных случаях суточные можно учесть как иные затраты. Далее их можно относить на издержки производства и продажи продукции (пп. 49 ст. 249 НК РФ). Расходы должны обосновываться документально.

Прочие затраты

По согласованию с руководителем, помимо основных, сотруднику могут компенсироваться и дополнительные расходы.

Например, возможно возмещение издержек на упаковку багажа. Лучше указывать этот вид компенсации в локальном акте работодателя. Там же следует отметить, что данные затраты имеют производственный характер: необходимы для сохранности имущества и документов предприятия. Если подразумевается оплата упаковки личных вещей сотрудника, то расходы включают в его доход и впоследствии удерживают с суммы НДФЛ.

Актуальным является вопрос с питанием. Дополнительно его оплачивать работодатель не обязан, т. к. расходы на него заложены в размер суточных. Однако предприятие вправе закрепить внутренним нормативным актом оплату питания в командировке плюсом к суточным. Данная выплата облагается взносами в фонды и НДФЛ.

Если питание входит в стоимость номера в отеле или авиабилета, то налогообложению эти суммы не подлежат.

Итак, порядок финансирования командировок в 2018 году не изменился. Коррективы связаны с принятием поправок в НК РФ. Изменения повлияли на обложение суточных страховыми взносами.