Отчетные документы за проживание в гостинице

Согласно действующему трудовому законодательству, работодатель обязан компенсировать работнику все расходы за время служебных поездок по делам организации. Для установления факта совершения расходов потребуются подтверждающие документы за период поездки, по которым можно установить срок пребывания в командировке и объём потраченных средств.

Во время командировочной поездки по делам организации работнику предоставляются денежные средства на проживание в гостинице, отеле или для съёма жилого помещения у частного лица. Правила оплаты расходов установлены постановлением правительства от 02.10.2002 под номером 729.

При возвращении из служебной командировки, каждый сотрудник компании обязан отчитаться о результатах служебной поездки и всех расходах за командировочный период, в том числе при проживании в гостинице или любом другом жилом помещении.

Отсутствие или неполное заполнение приводит к недостоверности данные о понесённых расходах, а значит, работодатель может отказать в выплате компенсации. Существуют установленные правила заполнения документов, которые следует неукоснительно соблюдать.

Требования к документам

Согласно постановлению Правительства России под номером 749 от 13 октября 2008, работник должен предоставлять следующие документы по возвращению из командировки:

  • Авансовый отчёт за командировочный период, в котором указана информация по целевому расходованию финансов на нужды работника в поездке
  • Отчётные документы, включающие полный перечень расходов за время поездки, в том числе документы, по которым можно установить факт заселения в гостиницу: договор об оказании гостиничных услуг по месту вселения
  • Если работник проживал на съёмной квартире, а не в отеле, потребуется договор найма жилья, с указанием срока аренды, отвечающий положению гражданского кодекса, зафиксированным в главе 35

Документы, фиксирующие расходы за командировочный период, являются элементом отчётности и должны быть предоставлены незамедлительно по возвращении.

Сроки вычисляются по билетам на железнодорожный, авиа и другие виды транспорта, в случае, еслив командировку сотрудник отправился на собственном авто, пишется служебная записка, в которой указываются сроки.

При случайной потере билета на транспорт до места назначения, который является основным документом, утверждающим срок нахождения работника в командировке, временные рамки рассчитываются по документам найма жилья или вселения в гостиничный комплекс.

Все документы являются элементами отчётности и подлежат сдаче в бухгалтерию. На основании подотчётных документов расчитываются командировочные, заработная плата сотрудника за период и компенсации транспортных расходов и платы за проживание, если они превысили командировочный аванс

Как оплачивается проживание

Сумма денег, необходимая для уплаты за проживание в номере гостинцы или квартиры в командировочный период, выдаются как аванс перед отбытием в служебную поездку.

При оплате номера необходимо получить от работников отеля чек, квитанцию на бланках строгой отчётности, который будет являться подтверждением заселения работника на указанный срок.

Приходные ордера согласно действующим правилам не включены в этот перечь, так как не относятся к бланкам строгой отчётности.

Если сотрудник снимал жилое помещение, с арендодателя берётся расписка о получении оплаты за помещение с командированного сотрудника.

В бланках заселения в отель указывается: наименование гостиницы, дата вселения и выбытия, информация о предоставленных услугах в полном объёме, стоимость проживания в отеле на протяжении времени командировки, включая налог на добавленную стоимость.

Расчёты в иностранной валюте

Если командировка проходит на территории одного или нескольких иностранных государств, расчёты производятся в валюте соответствующего государства. В течение поездки работник должен своевременно заполнять авансовый отчёт, в котором указывается текущий курс валюты на момент обмена.

Авансовый отчёт заверяется подписью ответственного лица по возвращению из поездки.

В отчётности предприятия за командировочный период указывается две суммы — в иностранной валюте и в российских рублях.