Оплата гостиницы в командировке в 2018

Возмещение затрат на наем жилья в командировке — одно из обязательных условий при направлении работника в служебную поездку.

Оформление проживания

Подлинность
Все документы можно проверить на сайте ФНС
Оперативность
Документы готовы в максимально короткий срок
Дешевизна
Наша комиссия составляет 7-10% от суммы чека
Бесплатная доставка
По кольцевой ветке метро
Скидки
Постоянным клиентам и группам лиц

Почему выгодно работать с нами!
Наша комиссия составляет 7-10%
Минимальная стоимость гостиничных чеков 1000 руб.
Доставка осуществляется курьером по кольцевой ветке метро
Оплата после проверки документов
Доставка в день заказа (если заказ был сделан до 14 часов)

Как мы работаем
Оставляете заявку, оператор перезвонит вам в кратчайший срок
Изготовление документов от 1 до 3 часов
Доставка в день заказа (если заказ был сделан до 14 часов)
Оплата после проверки документов

Выдаваемые документы
Счет гостиницы по форме 3-Г
(с реквизитами гостиницы и расшифровкой проживания)
Кассовый чек
Свидетельство о регистрации гостиницы
(копия, заверенная печатью)
Акт выполненных работ
Счет-фактура
Договор на проживание
Прейскурант цен
Подтверждение бронирования

Порядок возмещения командированному сотруднику расходов на проживание в отеле определяется локальными нормативными актами организации (Колдоговором, приказом, Положением и т. д.).

К командировочным расходам относится оплата проживания в гостинице. До недавнего времени счета отелей являлись документами строгой отчетности. Сейчас данные организации наделены правом самостоятельно разрабатывать бланки документов, подтверждающих пребывание посетителей (Постановление № 359 от 06.05.2008).

Мы не передаем информацию третьим лицам.

Остановившись в номере, командированный сотрудник может пользоваться всеми бытовыми и коммунальными услугами, включенными в сервис отеля.

Администрация гостиницы оформляет и выдает работнику бумаги, подтверждающие его проживание в ней.

Примеры выдаваемых документов

Доказательством нахождения в отеле является бланк строгой отчетности (БСО). Это может быть счет, квитанция и т. д. Он должен содержать следующую обязательную информацию:

  • реквизиты гостиницы: уставные и банковские;
  • паспортные данные постояльца;
  • размер платы за номер с выделенным НДС;
  • период проживания;
  • печать и подпись директора отеля.

БСО обязательно должен изготавливаться в типографии и иметь индивидуальный номер. Оформленная ненадлежащим образом бумага не будет служить основанием для уменьшения расходов при исчислении налога на прибыль

Для подтверждения оплаты также выдается кассовый чек либо приходный ордер.

Если работник забыл взять подтверждающий факт проживания документ или потерял его, следует запросить справку из гостиницы об оказании услуг данному постояльцу. Она также должна быть правильно заполнена и содержать подробные сведения о предоставленном сервисе. Такой документ может показаться подозрительным налоговикам при камеральной ревизии. Работодателю придется защищать свои интересы в суде.

Расчет оплаты

Компенсируемую сумму и требования к оформлению документов на наем жилья работодатель устанавливает самостоятельно (ст. 168 ТК РФ).

Как заказать отчетные документы и какую информацию для этого нужно предоставить?

Для того чтобы сделать заявку на документы, подтверждающие ваше проживание в отеле, необходимо позвонить по телефону, указанному на сайте +79267891045, либо заполнить форму онлайн-заявки. После этого с вами связывается наш оператор для уточнения времени и места доставки, а так же других интересующих вас моментов. Для оформления отчетной документации необходимо предоставить следующую информацию: - Ф. И. О. - Дата заезда и дата выезда из гостиницы - Стоимость 1 суток проживания - Ваш контактный телефон Так же все данные вы можете переслать на указанный номер с помощью смс-сообщения, либо при помощи Viber или Watts Up.

Что входит в стандартный комплект документов?

В стандартный комплект документов входит кассовый чек, гостиничный счет по форме 3-Г и копия свидетельства о регистрации гостиницы. Дополнительно бухгалтерия может потребовать акт о приемке выполненных работ, счет-фактуру, прейскурант цен или его копия, договор на проживание. Справка о наличии номеров может выдаваться по запросу клиента при ограниченном командировочном бюджете.

Почему в чеке и других документах не выделена строка с НДС?

Организации, работающие по упрощенной системе налогообложения, либо по ЕНДВ (единому налогу на вмененный доход) не являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Соответственно гостиницы работающие по данной системе относятся к числу таких организаций. По запросу бухгалтерии мы можем выдать копию уведомления о постановке нашего отеля на учет в налоговой организации как плательщика УСН или ЕНВД.

Какова стоимость отчетных документов и сроки доставки?

Наша комиссия составляет от 7 до 10 % от суммы, указанной в чеке. Процент зависит от общей суммы заказа. Снижение комиссии возможно при крупных заказах, а так же для постоянных клиентов. Минимальна стоимость документов 1000 рублей.

Какие данные необходимо предоставить для оформления счет-фактуры?

Счет-фактура оформляется на организацию, которая является юридическим лицом. Выдается клиенту она при наличии у него доверенности, предоставленной предприятием. Для оформления счет-фактуры необходимо предоставить данные: - Полное название вашего предприятия - Полный юридический адрес - ИНН и КПП вашей организации

Как происходит подтверждение проживания в гостинице?

В случае проверки со стороны вашей бухгалтерии, подтверждение пребывания в нашем отеле происходит в нескольких формах. Оно может в устной форме по телефону, может быть официально в виде письма, либо в электронной форме на email. При любом запросе подтверждение будет гарантированно.

Руководитель в полном объеме принимает к возмещению затраты на проживание в гостинице. Основанием служит счет на оплату номера. В НК РФ нет ограничений оплаты расходов за жилье.

Деньги на оплату проживания работодатель выдает сотруднику авансом перед отъездом в командировку.

Если командированный прибыл в гостиницу в день, предшествующий началу его работы у принимающей стороны, этот день также подлежит оплате.

При оплате проживания банковской корпоративной картой потребуются следующие оправдательные документы:

  • квитанции терминалов и банкоматов;
  • выписки по счету карты, выданные банком;
  • чеки (БСО) отеля, подтверждающие оплату.

Условия и лимиты

Налоговиков при ревизии могут заинтересовать затраты на компенсирование стоимости гостиничного номера повышенной комфортности.

Во избежание спорных вопросов, следует прописать во внутреннем нормативном акте то, какими условиями в отеле вправе пользоваться рядовые работники и представители администрации.

Если сотрудник превысил установленную норму затрат на проживание, они возмещаются ему полностью, а для налогового учета применяется сумма, равная нормативу.

Если в гостиничном счете отдельно указаны расходы на питание, они к сумме на проживание не относятся.

По мнению налоговиков, расходы по оформлению брони можно учесть при расчете базы по налогу на прибыль. Затраты должны иметь документальное обоснование.

Если в командировке работник заболел, то она пролонгируется на период его нетрудоспособности. Расходы на проживание компенсируются полностью. Исключением является случай, когда сотрудник попадает в стационар. За дни пребывания в больнице затраты на жилье работодателем не возмещаются (п. 25 Постановления № 749 от 13.10.2008).

Нормы расходов на проживание работодатели определяют внутренними актами. Если работник превысил установленный лимит, то разница не будет облагаться НДФЛ. Все произведенные затраты принимаются к учету в фактических суммах. С сотрудника следует потребовать письменное объяснение причин превышения лимита расходов на проживание.

Итак, затраты не проживание работнику в полной мере компенсирует руководитель. От командированного сотрудника требуется предоставить своему работодателю правильно заполненные документы, подтверждающие расходы.

Мы не передаем информацию третьим лицам.

Документы успешно прошли проверку
в компаниях: