Оформление командировки 2017

06 марта 2017

Процедура отправления работника в служебную поездку требует от кадровиков и бухгалтерии подготовки определенных бумаг. Коррективы в оформление командировок внесены для упрощения документооборота и их учета.

Изменения в оформлении

Командировкой считается направление труженика вне места постоянной трудовой деятельности с целью выполнения заданий руководства либо поездка в расположенное в удалении обособленное подразделение компании.

Не так давно в законы были внесены поправки. Они позволили существенно упростить процесс оформления командировок. Согласно постановлению № 1595 от 29.12.2014 командировочные удостоверения не используются.

Уменьшился объем заполняемой документации, сократился документооборот, разрабатывать служебное задание не обязательно. Постановление № 1595 скорректировало процедуру обоснования пребывания труженика в командировке и отчет об итогах поездки.

Приказ

Основанием для отправки сотрудника в командировку в 2017 году выступает письменное решение руководителя. Оно может составляться на типовом бланке Т-9 или разрабатываться организацией самостоятельно. В нем указываются следующие сведения:

  • ФИО и должность командируемого сотрудника;
  • места отправления и назначения;
  • продолжительность поездки;
  • цели.

Документ подтверждает тот факт, что сотрудник направлен в поездку именно по инициативе работодателя.

Срок нахождения в командировке устанавливается по предъявленным работником проездным документам.

Дни командировки обозначаются в табеле буквой «К» или числовым кодом «06».

Кадровики заказывают билеты для готовящегося к поездке работника, бронируют гостиничный номер. Сотрудника знакомят с документацией и просят расписаться в журнале учета командированных лиц, при его наличии. С 2015 года ведение этого документа является не обязанностью, а правом работодателя.

Командируемому сотруднику выдаются билеты, и сообщается о месте его проживания.

Поездки сотрудников с разъездным графиком труда командировками не признаются и не требуют составления приказа (ст. 166 ТК РФ).

Служебная записка

При поездке в командировку на личной, служебной или арендованной машине сотрудник обязан написать служебную записку. В ней он отражает ожидаемые затраты и предварительно подсчитанную для поездки сумму. Порядок составления документа должен закрепляться в локальном акте организации.

Сотрудник вправе составить служебную записку независимо от транспорта, на котором он достигнет места назначения.

Подтверждение затрат

Расходы на проезд удостоверяются следующими документами:

  • билетами и талонами;
  • квитанциями за транспортировку багажа;
  • путевыми листами, чеками АЗС;
  • договорами с автотранспортными предприятиями;
  • служебными записками с аргументами в пользу использования такси.

При утере документов у перевозчика нужно запросить справку, подтверждающую поездку.

Расходы на проживание признаются при наличии следующих бумаг:

  • кассовых чеков;
  • БСО отелей;
  • договоров аренды жилья;
  • расписок хозяев о получении денег за сдачу квартиры внаем.

Авансовый отчет

Вернувшийся из поездки труженик должен подготовить авансовый отчет о произведенных затратах. Форма документа может разрабатываться организацией самостоятельно либо применяться бланк АО-1.

 Все подтверждающие расходы документы прикладываются к отчету и сдаются в бухгалтерию в течение трех дней после возвращения из поездки. При загранкомандировке к отчету следует приложить копии страниц паспорта с отметкой о пересечении границы.

Если затраты работника превысили утвержденный и выданный ему авансом лимит, то оставшаяся сумма — перерасход, подлежит возмещению работодателем. В обратной ситуации сотрудник вносит оставшиеся деньги в кассу или на счет организации. Руководитель может удержать недополученную сумму из зарплаты подчиненного.

Итак, несмотря на то что документальное оформление служебных поездок существенно упрощено, необходимы приказ, авансовый отчет, табель. Следует выполнять вышеизложенные требования. При ревизии контролирующие органы обращают пристальное внимание на оформление командировочных бумаг.