Командировочные документы, что нужно о них знать ?

Командировка и документы, которые оформляются на сотрудника, а так же правила их заполнения установлены на основании действующего гражданского кодекса РФ, а также норм регулирования трудового законодательства.

Командировкой считается поездка работника в другой местности, длительностью более суток. Организация имеет право направлять в командировку только сотрудников, с которыми имеются оформленные трудовые отношения: трудовой договор, договор о найме или договор с иностранным сотрудником.

Для оформления командировки пишется приказ от имени руководителя, в котором указывается дата и длительность командировки.

Оформляются необходимые документы, к которым относятся:

  • Командировочное удостоверение
  • Отчёт о расходовании аванса
  • Служебное задание
  • Отчёт о проделанной работе

Работник, выезжающий по делам организации, регистрируется в журнале выбытия, заверенном и оформленном в установленном порядке.

Командировки, за исключением срочных, планируются согласно графику, финансовая и бухгалтерская отчётность ведётся в плановом порядке.

Посредством предоставления отчёта работник подтверждает, что денежные средства были израсходованы по назначению.

Авансовая сумма выдаётся только на основании приказа руководителя организации, в приказе указывается подотчётное лицо, срок, цель выдачи авансирования, сумма полученных средств. Выдача аванса происходит по предъявлении командировочного удостоверения, заверенного руководителем организации или подразделения.

Авансовый отчет

Авансовый отчёт заполняется подотчётным сотрудником на бланке формы № АО-1, так же бланк оформляется и заполняется работниками бухгалтерии. Форма заполняется с двух сторон в единственном экземпляре.

Работник указывает в документе следующие данные:

  • Дату оформления документа
  • Наименование и реквизиты организации
  • Ф.И.О., должность, идентификационный номер, сумму аванса и цель его выдачи

К отчёту прилагаются документы, подтверждающие целевое использование средств: чеки, квитанции и счета на бланках строгой отчётности, данные о расходах заносятся в соответствующие графы на обороте бланка.

Данные о документах должны идти по порядку, указанному в отчёте. На оборотной стороне бланка указывается:

  • Порядковый номер документа и его кассовый номер
  • Дата получения документа
  • Вид расхода
  • Итоговая сумма

Документ за подписью работника сдаётся в бухгалтерию по возвращении работника из командировки. Неиспользованный остаток аванса является подотчётным и сдаётся в бухгалтерию, с оформлением соответствующей документации.

Авансовый отчёт сотрудника, принимается на проверку работником бухгалтерии, вместе с приложенными документами, подтверждающими совершение расходов, о чём работнику выдаётся расписка за подписью бухгалтера.

Документ проходит проверку и утверждение, после чего производится окончательный расчёт с сотрудником.

Командировочное удостоверение

Удостоверение командированного сотрудника является документом, несущим информацию о личности сотрудника и его полномочиях в процессе командировки.

В удостоверении указываются:

  • Данные о сотруднике, занимаемой должности, служебных полномочиях
  • Проставляются отметки о прибытии работника к месту командировки

Удостоверение выписывается отделом кадров предприятия по приказу руководителя. Удостоверение заверяется подписью руководителя, так же регистрируется в журнале прибытия-выбытия в порядке, установленном правилами организации и трудовым кодексом.

Удостоверения заполняются на бланке формы, № Т-10, являющейся единой для всех организаций. Бланк заполняется в электронной форме или от руки, оборотная сторона бланка используется для собственноручного заполнения сотрудником по прибытии.

Данные о времени прибытия и отъезда заверяются подписями ответственных сотрудников, а так же печатями организации, в которую был командирован работник, данные подтверждают факт прибытия сотрудника по месту командировки и работы согласно служебного задания.

Заполненное командировочное удостоверение передаётся в бухгалтерию вместе с отчётом о целевом использовании аванса, отчёт о проделанной работе под роспись сдаётся непосредственному руководителю.