Деловая поездка и сопутствующие документы

16 марта 2017

В настоящее время командировки организуются системно, как правило, через компанию-посредника. При системном подходе и должном планировании достигается значительная экономия средств компании-организатора.

Как организуются деловые поездки

 В настоящий момент деловые поездки условно делятся на две группы:

  • Командировочные поездки
  • Корпоративные мероприятия

При этом командированный сотрудник может перемещаться как по стране, так и за её пределами.

Для того, чтобы избежать чрезмерных затрат, компании составляют план командировок на весь отчётный период (год или полугодие) заранее, и распределяют средства на командировки: оплату труда сотрудников и денежные средства на расходы в ходе командировки.  заранее заложить все расходы в бюджет компании и рационально распределить средства.

Раннее планирование позволяет сократить расходы до 30%. Деловые поездки и командировки предусматривают частые поездки в одно государство, поэтому для экономии целесообразно заключить договор с определёнными отелями, так как многие компании предлагают скидку для корпоративных клиентов.

Так же компании могут прибегать к услугам посредников, которые берут на себя устройство работников в период командировок: организацию питания, бронирование отелей и приобретение билетов.

Как правило, крупные компании имеют собственный «кодекс поведения» в командировках, то есть сотрудники останавливаются, питаются и приобретают билеты через определённые фирмы, в мелких фирмах с меньшим потоком командировок такой согласованности нет.

Как считаются расходы?

План командировок разрабатывается бухгалтерией фирмы, при этом учитывается предполагаемая длина поездки, стоимость проживания и прочие расходы, подбивается бюджет поездки и выдаётся аванс.

При формировании аванса учитываются все затраты, в том числе:

  • Оформление выездных документов
  • Покупка авиа или железнодорожных билетов
  • Бронирование отеля или найм жилья
  • Транспортные расходы

При проведении корпоративных мероприятий учитывается количество человек и предусмотренная программа.

При поездке в другое государство учитывается действующий на текущий момент курс валюты по отношению к рублю, и аванс выдаётся на основании этих данных. Поправки по завершению командировки вносятся по данным, внесённым в командировочный отчёт сотрудника.

Поездки руководителя

Отдельной статьёй расходов предприятия является подготовка деловых поездок руководящего состава. Подготовка поездки руководителя зависит от цели, и должна быть рассчитана в максимально короткие сроки.

Служебные поездки руководителя требуют оперативности разрешения проблем и отличаются большим уровнем комфорта.

Затраты будут зависеть от цели поездки и её длительности. Для организации поездки бизнес-класса организации пользуются услугами специалистов. Организующих деловой туризм: такие компании в состоянии в кратчайшие сроки подобрать отель, транспорт, питание и оптимальный маршрут, если предусматривается поездка в несколько городов.

Обращение к таким фирмам позволяет сэкономить время, так как разработкой плана поездки занимается в этом случае не один человек, а персонал организации.

Бухгалтерский учёт по деловой поездке

По командированным сотрудникам ведётся бухгалтерская отчётность. Основанием для расчёта командировочных являются следующие документы:

  • Приказ руководителя о командировке
  • Билеты до места командировки и обратно, являющиеся подтверждением срока командировки
  • Чеки или квитанции об оплате при заселении в отель
  • Чеки, счета и иные документы, подтверждающие расходы на транспорт, оформление документов и питание, если оно было включено в оплату поездки
  • Авансовый отчёт сотрудника, в котором указаны результаты командировки и остаток средств

Но основании предоставленных сотрудником документов составляется бухгалтерская и налоговая отчётность за период, рассчитывается зарплат и командировочные.

Следует помнить, что утеря документов, неполное или неточное оформление документов является причиной для отказа компании компенсировать расходы работника. Чеки и билеты, приобретённые на средства корпорации, являются бланками строгой отчётности и их утрата может повлечь за собой материальные вычеты и другие штрафные санкции со стороны руководства.